راهنمای مالی و حسابداری

• همه مبلغ‌ها به تومان وارد و نمایش داده می‌شوند.
• فاکتور و رسید ثبت‌شده ویرایش یا حذف نمی‌شود. اشتباه را با «ابطال فاکتور» (با دلیل) درست کنید؛ اکتاو سند برگشتی می‌زند و سابقه می‌ماند.
• هر فاکتور، دریافت، پرداخت و ابطال خودکار سند حسابداری متوازن می‌سازد؛ لازم نیست سند دستی بزنید.
• شماره فاکتورها پیوسته و بدون جاافتادگی است.
• تغییر قیمت‌ها و تخفیف‌ها فقط روی فاکتورهای جدید اثر دارد.

محل در منو: مالی ← قیمت‌ها و تنظیمات مالی

• قیمت هر جلسه: قاعده‌هایی با نوع کلاس، ساز و مدت جلسه. برای هر کلاس دقیق‌ترین قاعده جور اعمال می‌شود؛ خانه خالی یعنی «همه».
• ضریب قیمت مدرس: مثلاً ۱۲۰ یعنی شهریه کلاس‌های این مدرس ۲۰٪ بیشتر از قیمت پایه است.
• تخفیف‌ها: خواهر و برادر (فرزند دوم، سوم به بعد)، چنددوره (دوره دوم، سوم به بعد)، پرداخت یکجا، روش ترکیب وقتی چند تخفیف هم‌زمان شامل شود، و سقف مجموع تخفیف.
• الگوهای اقساط: مثلاً ۴۰٪ هنگام صدور، ۳۰٪ سی روز بعد و ۳۰٪ شصت روز بعد.
• صدور فاکتور: با ثبت‌نام هنرجو در کلاس (ترمی، بسته، تک‌جلسه) فاکتور خودکار صادر شود یا نه؛ تعداد جلسه هر بسته اعتباری؛ مهلت پرداخت؛ و گرد کردن مبلغ.
• کدهای تخفیف: کد انگلیسی، درصد یا مبلغ، و حداکثر دفعات استفاده.
• پاداش کد معرف: پاداش معرف و تخفیف هنرجوی تازه، هر کدام درصد یا مبلغ.

تخفیف اختصاصی یک نفر (مثلاً فرزند همکار یا بورسیه) را در پرونده همان هنرجو یا والد، بخش «تخفیف‌های اختصاصی» ثبت کنید: درصد یا مبلغ، یک‌بار یا چندبار یا همه فاکتورها، و بازه تاریخ.

محل در منو: مالی ← بانک‌ها و روش‌های پرداخت

1. «+ حساب یا صندوق جدید» را بزنید. برای حساب بانکی نام، بانک و در صورت تمایل شماره حساب، شبا و کارت را بنویسید؛ برای صندوق فقط نام (مثلاً «صندوق پذیرش»).
2. در «موجودی اول» موجودی امروز آن حساب را بنویسید (پیش از شروع کار با اکتاو).
3. یک حساب بانکی و یک صندوق را «پیش‌فرض» کنید؛ هر دریافت یا پرداختی که حساب مشخصی نداشته باشد به حساب پیش‌فرض همان نوع می‌رود.

از آن به بعد هر دریافت از هنرجو، پرداخت به تأمین‌کننده و مدرس، مساعده، خرید کالا، وصول چک و شارژ یا استرداد کیف پول به حساب خودش می‌نشیند و موجودی هر حساب بالای صفحه دیده می‌شود. موجودی از دفتر حسابداری حساب می‌شود و دستی تغییر نمی‌کند.

• انتقال بین حساب‌ها: مثلاً واریز نقدی صندوق به بانک.
• کارمزد، سود یا آورده مالک: کارمزد بانک، هزینه، سود بانکی، پولی که مالک به حساب می‌گذارد یا برمی‌دارد.
• گردش: کنار هر حساب «گردش» را بزنید تا صورت‌حساب آن (واریز، برداشت و مانده) در بازه دلخواه بیاید؛ قابل چاپ است.

محل در منو: مالی ← بانک‌ها و روش‌های پرداخت (درگاه و کیف پول: قیمت‌ها و تنظیمات مالی)

• روش‌های آماده را روشن یا خاموش کنید: نقد، کارت‌خوان، کارت‌به‌کارت با بارگذاری رسید، پرداخت اینترنتی. برای کارت‌به‌کارت شماره کارت یا شبا را بنویسید تا به خانواده‌ها نمایش داده شود.
• برای هر روش در «واریز به حساب» مشخص کنید پولش به کدام حساب بانکی یا صندوق برود؛ مثلاً کارت‌خوان به حساب سامان، نقد به صندوق پذیرش.
• روش‌های دلخواه آموزشگاه بسازید، مثلاً «واریز به حساب مؤسسه»، حسابش را انتخاب کنید و تعیین کنید شماره پیگیری لازم باشد یا نه. سپس «ذخیره روش‌های پرداخت».
• درگاه پرداخت اینترنتی آموزشگاه و کیف پول در «قیمت‌ها و تنظیمات مالی» تنظیم می‌شوند.

محل در منو: پرونده هنرجو ← «حساب مالی»

در پرونده هنرجو، بخش «حساب مالی»:

• صدور فاکتور کلاس: کلاس را انتخاب کنید (برای کلاس ماهانه، ماه را هم)، نحوه پرداخت (یکجا یا یک الگوی اقساط) و کد تخفیف. «پیش‌نمایش مبلغ» قیمت و تخفیف‌ها را نشان می‌دهد؛ سپس «صدور فاکتور».
• فاکتور دستی: برای هزینه‌های دیگر (مثلاً هزینه ثبت‌نام یا کتاب)، عنوان و ردیف‌ها را بنویسید.
• فروش کالا: کالا، تعداد، تخفیف، پرداخت همان لحظه یا اقساط.

فاکتور گروهی کلاس‌های ماهانه: در «امور مالی»، بخش «فاکتورهای کلاس‌های ماهانه»، ماه را انتخاب و «صدور برای همه هنرجویان ماهانه» را بزنید. برای کسی که فاکتور آن ماه را دارد دوباره صادر نمی‌شود.

محل در منو: پرونده هنرجو ← حساب مالی ← «صورت‌حساب خانوادگی»

همه فرزندان یک خانواده (هنرجویانی که ولی مشترک دارند) در یک صورت‌حساب: مانده و معوق هر فرزند، جمع خانواده، اقساط پرداخت‌نشده به ترتیب سررسید و فاکتورهای هر فرزند. قابل چاپ است و والد هم همین را در «برنامه فرزندان» می‌بیند.

محل در منو: پرونده هنرجو ← «ثبت دریافت» یا صفحه فاکتور

1. «ثبت دریافت» را بزنید.
2. روش (نقد، کارت‌خوان، کارت‌به‌کارت، روش‌های دلخواه…)، فاکتور مربوط، مبلغ و شماره پیگیری یا چک را وارد کنید.
3. «ثبت دریافت و صدور رسید». رسید در فهرست پرداخت‌ها می‌آید و با «چاپ رسید» چاپ می‌شود.

اگر بیش از بدهی دریافت کنید، مازاد به‌صورت «بستانکار» در حساب می‌ماند و می‌توانید آن را به کیف پول منتقل کنید.

محل در منو: مالی ← دریافت‌ها و رسیدها

خانواده‌ها از اپ رسید کارت‌به‌کارت (مبلغ، شماره پیگیری و تصویر رسید) می‌فرستند. این رسیدها در بالای صفحه «دریافت‌ها» منتظر تأییدند:

• «مشاهده رسید» تصویر را باز می‌کند.
• «تأیید و صدور رسید» پرداخت را ثبت می‌کند.
• «رد» با دلیلی که به پرداخت‌کننده نشان داده می‌شود.

پایین صفحه همه دریافت‌ها با فیلتر تاریخ، روش و وضعیت است.

محل در منو: پرونده هنرجو یا والد ← «کیف پول»

• شارژ: پول دریافتی از صندوق، کارت‌خوان یا بانک به کیف پول.
• پرداخت فاکتور از موجودی کیف پول.
• انتقال بستانکاری: مازاد حساب به کیف پول.
• استرداد: برگرداندن موجودی به شخص.

اگر در تنظیمات اجازه داده باشید، خانواده خودش کیف پول را آنلاین شارژ و فاکتورها را با آن پرداخت می‌کند. گردش کیف پول زیر همین بخش است.

محل در منو: مالی ← چک‌ها

1. «ثبت چک دریافتی»: از طرف چه کسی، بابت کدام فاکتور (اختیاری)، بانک، شماره چک، شناسه صیادی، صاحب حساب، مبلغ و تاریخ سررسید.
2. چک تا وصول نشود در حساب ثبت نمی‌شود.
3. در سررسید «وصول به بانک» یا «وصول نقدی» بزنید؛ رسید صادر و بدهی فاکتور پرداخت می‌شود.
4. اگر برگشت خورد «برگشت خورد»، و اگر به صاحبش پس دادید «عودت» بزنید.

بالای صفحه چک‌های در جریان، سررسید ۷ روز آینده، سررسید گذشته و برگشتی‌ها شمرده شده‌اند. برای فاکتوری که چک در جریان دارد پیامک یادآوری بدهی نمی‌رود.

محل در منو: مالی ← چک‌ها ← چک‌های پرداختی / سررسیدها

1. «ثبت چک پرداختی»: بابت (تأمین‌کننده، هزینه یا سایر)، گیرنده، حساب بانکی صادرکننده، شماره چک، شناسه صیادی، مبلغ و تاریخ سررسید.
2. تا چک پاس نشود از حساب کم نمی‌شود؛ ولی در «بانک‌ها» کنار موجودی هر حساب، چک‌های در جریان و موجودی آزاد نمایش داده می‌شود.
3. وقتی بانک چک را پرداخت کرد «پاس شد» را بزنید: برای تأمین‌کننده، بدهی خرید او پرداخت می‌شود؛ برای هزینه، هزینه ثبت می‌شود. هر دو از همان حساب بانکی.
4. اگر برگشت خورد «برگشت خورد» را بزنید (بعداً می‌توان «پاس شد» زد)؛ چک اشتباه را «ابطال» کنید.

سررسیدها: همه چک‌های باز، دریافتی و پرداختی، با سررسید تا امروز، ۷، ۳۰ یا ۹۰ روز آینده؛ جمع دریافتنی و پرداختنی و تعداد سررسیدگذشته‌ها. قابل چاپ است.

یادآوری سررسید قسط و بدهی معوق در «اطلاع‌رسانی و پیامک» تنظیم می‌شود (چند روز پیش و پس از سررسید، با اپ یا پیامک).

برای معاف‌کردن کسی از این پیامک‌ها، در پرونده‌اش «معاف از پیامک بدهی» را بزنید، دلیل را بنویسید و مدت را انتخاب کنید: ۳، ۷، ۱۰، ۱۴ یا ۳۰ روز، تا یک تاریخ، یا تا وقتی برداشته شود. مثلاً «۱۰ روز» یعنی تا ده روز آینده پیامک بدهی نمی‌گیرد و بعد خودکار دوباره می‌گیرد. کنار معافیت، روزهای باقی‌مانده نوشته می‌شود. فهرست معاف‌ها در پایین «قیمت‌ها و تنظیمات مالی» است.

محل در منو: صفحه کلاس ← کنار نام هنرجو ← «انصراف و بازپرداخت»

1. در صفحه کلاس کنار نام هنرجو «انصراف و بازپرداخت» را بزنید.
2. اکتاو طبق «سیاست‌های آموزشگاه» حساب می‌کند: برای هر فاکتور کلاس، جلسه‌های برگزارشده و مبلغ قابل استرداد؛ سهم آموزشگاه (جلسه‌های گذرانده، سهم غیرقابل استرداد و هزینه اداری)؛ بازپرداخت به هنرجو، یا اگر کم پرداخته، مبلغی که هنوز بدهکار است.
3. روش بازپرداخت را انتخاب کنید (به کیف پول هنرجو یا واریز از حساب بانکی) و «تأیید انصراف» را بزنید.

با تأیید، فاکتورهای این کلاس باطل می‌شوند، فاکتور «تسویه انصراف» برای سهم آموزشگاه صادر و از پرداخت‌های هنرجو تسویه می‌شود، باقی‌مانده بازپرداخت می‌شود و هنرجو از جلسه‌های آینده کلاس خارج می‌شود. همه با سند متوازن ثبت می‌شود.

اگر آموزشگاه در «سیاست‌های آموزشگاه» جریمه دیرکرد گذاشته باشد، اکتاو هر ساعت قسط‌های معوق را بررسی می‌کند و پس از مهلت تعیین‌شده، برای هر قسط یک بار فاکتور جدا «جریمه دیرکرد» صادر می‌کند (درصدی از مانده قسط یا مبلغ ثابت). قسطی که چک در جریان دارد جریمه نمی‌خورد. جریمه هم مثل هر فاکتوری قابل ابطال است.

با «قفل رزرو برای بدهکار»، هنرجویی که بدهی معوقش از سقف بیشتر است در کلاس تازه ثبت نمی‌شود و خانواده‌اش جبرانی و بلیت پولی رزرو نمی‌کند. پذیرش پیام بدهی را می‌بیند؛ مدیر مالی می‌تواند «ثبت با وجود بدهی» بزند. با پرداخت بدهی، قفل خودکار باز می‌شود.

محل در منو: صفحه فاکتور ← «ابطال این فاکتور»

دلیل ابطال را بنویسید و «ابطال فاکتور». فاکتور «باطل» می‌شود، سند برگشتی خودکار ثبت می‌شود و در گزارش مالی جدا دیده می‌شود. پرداخت‌های آن فاکتور در حساب شخص بستانکار می‌مانند.

محل در منو: مالی ← کالا و فروش

• کالای جدید: نام، دسته، قیمت فروش، واحد، کد و «حداقل موجودی» (وقتی موجودی به آن برسد هشدار سفارش می‌گیرید).
• ورود کالا: تعداد، بهای خرید هر واحد و اینکه از کدام حساب یا صندوق پرداخت شد (یا نسیه از تأمین‌کننده).
• اصلاح موجودی: برای یک کالا، با دلیل. برای شمارش چند کالا با هم از «انبارگردانی» استفاده کنید.
• فروش: «صدور فاکتور فروش کالا» با انتخاب خریدار (هنرجو، والد، مدرس یا مشتری). خریدار تازه را با «ثبت مشتری جدید» بسازید.

محل در منو: مالی ← انبار و انبارگردانی

• موجودی و ارزش: موجودی هر کالا، میانگین بهای خرید، ارزش به بهای خرید و به قیمت فروش، و کالاهایی که به حداقل رسیده‌اند («سفارش دهید»). مانده حساب «موجودی کالا» در دفتر هم کنارش است تا با هم مقایسه شوند.
• کاردکس: برای هر بازه، موجودی اول دوره، ورود، خروج و موجودی پایان دوره هر کالا با ارزش آن‌ها.
• گردش کالا: همه ورود، فروش، برگشت و اصلاح‌ها با فیلتر کالا و نوع.

1. در «انبارگردانی» کنار هر کالا تعدادی را که در انبار شمردید بنویسید (کالایی که نشمردید را خالی بگذارید). ستون «اختلاف» همان لحظه حساب می‌شود.
2. تاریخ و توضیح را بنویسید و «ثبت انبارگردانی» را بزنید.
3. موجودی هر کالا برابر شمارش می‌شود و کسری و اضافی به بهای میانگین در حساب «کسری و اضافی انبار» ثبت می‌شود. انبارگردانی‌های قبلی با ریز اختلاف‌ها زیر همان بخش هستند.

محل در منو: مالی ← تأمین‌کنندگان و خرید

1. «تأمین‌کننده جدید» بسازید.
2. در صفحه او «ثبت فاکتور خرید»: شماره فاکتور فروشنده، تاریخ، و ردیف‌ها (کالا یا هزینه، تعداد، بهای واحد). کالاها به موجودی انبار اضافه می‌شوند.
3. «پرداخت به تأمین‌کننده»: مبلغ، از صندوق یا بانک، و شماره پیگیری یا چک.

بالای صفحه بدهی آموزشگاه به همه تأمین‌کنندگان جمع شده است.

محل در منو: مالی ← حق‌التدریس

نرخ‌ها و قواعد: برای هر مدرس (و در صورت نیاز هر نوع کلاس) یکی یا ترکیبی از این‌ها: مبلغ هر جلسه، مبلغ هر ساعت، درصد شهریه، ثابت ماهانه. سپس:

• درصد مالیات و سهم بیمه کسرشده؛
• جلسه گذشته‌ای که حضورش ثبت نشده کامل پرداخت شود یا تا ثبت حضور نه؛
• پرداخت پس از تأیید مدرس در «درآمد من» باشد یا نه.

حق‌التدریس هر جلسه از حضور واقعی و سیاست آموزشگاه می‌آید؛ مثلاً اگر برای غیبت غیرموجه ۵۰٪ تعیین کرده باشید، همان حساب می‌شود.

1. ماه را انتخاب کنید؛ جلسه‌ها و کارکرد تخمینی هر مدرس را می‌بینید.
2. روی مدرس بزنید. پاداش، جریمه یا مساعده را ثبت کنید (مساعده همان لحظه پرداخت و از صورت‌حساب بعدی کسر می‌شود).
3. «صدور صورت‌حساب»: ریز جلسه‌ها، کارکرد، کسورات و خالص پرداختنی ثابت می‌شود.
4. اگر تأیید مدرس لازم است، صبر کنید تا در «درآمد من» تأیید کند.
5. «ثبت پرداخت به مدرس» با مبلغ، منبع پرداخت و شماره پیگیری. صورت‌حساب قابل چاپ است.

فیش حقوقی: پس از صدور صورت‌حساب، در صفحه مدرس «فیش حقوقی (چاپ)» را بزنید: کارکرد به تفکیک نوع کلاس (جلسه و ساعت)، مزایا، کسورات (جریمه، مالیات، بیمه، مساعده)، خالص، پرداخت‌ها و جای امضا. برای چاپ فیش همه مدرس‌ها، در صفحه «حق‌التدریس» «فیش‌های حقوقی این ماه» را بزنید؛ هر فیش روی یک صفحه چاپ می‌شود.

محل در منو: مالی ← گزارش‌های مالی

بازه تاریخ را بالای صفحه بنویسید و گزارش را از نوار بالا انتخاب کنید. همه گزارش‌ها از دفتر حسابداری ساخته می‌شوند و «چاپ گزارش» برگه رسمی با سربرگ آموزشگاه می‌سازد.

محل در منو: مالی ← دفتر حسابداری

تراز آزمایشی: گردش بدهکار و بستانکار و مانده هر حساب، با نشانه «تراز است». اسناد: همه سندهای خودکار؛ سندهای برگشتی با «معکوس» مشخص‌اند.