راهنمای مالک و مدیر آموزشگاه

اگر تازه شروع کرده‌اید، به همین ترتیب جلو بروید؛ هر مرحله پیش‌نیاز مرحله بعد است:

1. ساخت آموزشگاه و خرید پلن («پلن‌ها و اشتراک»).
2. نام، لوگو و رنگ آموزشگاه («تنظیمات آموزشگاه»).
3. شعبه‌ها و دپارتمان‌ها، اگر بیش از یک شعبه دارید.
4. در «تنظیمات آموزشی»: سازها و سطح‌ها، اتاق‌ها، روزها و ساعت‌های هر اتاق، ترم‌ها و تعطیلی‌های آموزشگاه.
5. افزودن کارکنان («دسترسی‌ها و نقش‌ها») و مدرس‌ها («افراد ← مدرس‌ها»).
6. روزها و ساعت‌های کاری هر مدرس در «تنظیمات آموزشی».
7. «سیاست‌های آموزشگاه»: زمان‌بندی کلاس، حضور و غیاب، غیبت و جبرانی.
8. «قیمت‌ها و تنظیمات مالی»: قیمت هر جلسه، تخفیف‌ها، اقساط و روش‌های پرداخت.
9. ورود هنرجوها و والدین (یکی‌یکی یا از اکسل).
10. ساخت کلاس‌ها و ثبت هنرجو در آن‌ها.
11. «اطلاع‌رسانی و پیامک»: کدام رویدادها به چه کسی و با چه روشی خبر داده شود.
12. «صفحه عمومی و ورود»: معرفی آموزشگاه، ثبت‌نام آنلاین و نشانی‌ها برای ارسال به هنرجوها.

1. با موبایل خودتان وارد شوید. اگر عضو هیچ آموزشگاهی نباشید، صفحه «ساخت آموزشگاه» باز می‌شود.
2. نام خودتان، نام آموزشگاه و «نشانی اختصاصی» (چند حرف انگلیسی، مثلاً barbad) را وارد کنید.
3. شما مالک آموزشگاه می‌شوید و به صفحه «پلن‌ها و اشتراک» می‌روید.

مدرس و هنرجو نباید آموزشگاه بسازند؛ آموزشگاه شماره آن‌ها را ثبت می‌کند.

محل در منو: آموزشگاه ← پلن‌ها و اشتراک

دوره تست رایگان: آموزشگاه تازه ۷ روز رایگان و با همه امکانات کار می‌کند: هنرجو، مدرس و کلاس ثبت کنید و همه بخش‌ها را امتحان کنید. روزهای باقی‌مانده بالای برنامه (هدر) نوشته می‌شود. پس از آن، تا پلنی انتخاب نکنید برنامه فقط‌خواندنی است و صفحه «پلن‌ها و اشتراک» باز می‌شود.

کارت پلن‌ها: هر پلن یک کارت دارد با قیمت ماهانه و سالانه، سقف هنرجو و شعبه، و فهرست ویژگی‌ها (تیک یعنی دارد، خط‌خورده یعنی ندارد). بخش‌هایی که در پلن شما نیست در منو دیده نمی‌شود.

مهلت و فقط‌خواندنی: وقتی اشتراک تمام شود چند روز مهلت دارید و همه چیز کار می‌کند (بالای صفحه هشدار می‌بینید). پس از مهلت، برنامه فقط‌خواندنی می‌شود: اطلاعات را می‌بینید و می‌توانید اشتراک بخرید، ولی تغییری ثبت نمی‌شود تا تمدید کنید.

تا پلن فعال نداشته باشید، نمی‌توانید مدرس، کارمند یا هنرجو اضافه کنید. فقط مالک می‌تواند پلن بخرد.

1. در فهرست پلن‌ها، سقف هنرجوی فعال و تعداد شعبه هر پلن را ببینید (پلن تک‌شعبه یا چندشعبه).
2. پرداخت ماهانه یا سالانه را انتخاب کنید، قرارداد خدمات را بخوانید و امضا کنید.
3. روش پرداخت را انتخاب کنید: کارت‌به‌کارت (مبلغ را به شماره کارتی که نشان داده می‌شود واریز کنید و شماره پیگیری و تصویر رسید را بفرستید) یا پرداخت آنلاین (هر وقت اکتاو آن را فعال کند).
4. با پرداخت آنلاین اشتراک بی‌درنگ فعال می‌شود؛ با کارت‌به‌کارت پس از تأیید رسید توسط پشتیبانی اکتاو فعال می‌شود و به شما خبر می‌دهیم.

رسیدهای کارت‌به‌کارت: همه رسیدهای فرستاده‌شده با وضعیت (در حال بررسی، تأیید شد، تأیید نشد) و یادداشت پشتیبانی در همین صفحه است. اگر رسیدی تأیید نشد، دلیلش نوشته می‌شود و با «ارسال رسید دوباره» رسید درست را بفرستید. اگر پنجره را پیش از فرستادن رسید بستید، در «سفارش‌ها» کنار همان سفارش «ارسال رسید» را بزنید.

پیامک همراه پلن: بعضی پلن‌ها با هر خرید یا تمدید تعدادی پیامک دارند که خودکار به اعتبار پیامک آموزشگاه اضافه می‌شود (در «اطلاع‌رسانی و پیامک» ← گردش اعتبار).

قرارداد فقط برای پلن است. قابلیت‌های جانبی، فضای فایل و بسته پیامک قرارداد جداگانه ندارند؛ هنگام خرید آن‌ها توضیح کوتاه اکتاو نشان داده می‌شود و همان دو روش پرداخت را دارند.

از دو هفته مانده به پایان اشتراک، بالای همه صفحه‌ها یادآوری با دکمه «تمدید اشتراک» دیده می‌شود. اکتاو نزدیک پایان اشتراک پیامک یادآوری هم می‌فرستد.

قابلیت‌های جانبی: بعضی قابلیت‌ها جدا از پلن خریده می‌شوند (فعلاً «حضور و غیاب با QR و اثر انگشت» و «آگهی استخدام مدرس»). در کارت «قابلیت‌های جانبی» قیمت ماهانه و سالانه، وضعیت و تاریخ پایان هر کدام را می‌بینید و با «خرید» یا «تمدید» آنلاین یا کارت‌به‌کارت پرداخت می‌کنید. تمدید زودهنگام روزی را از دست نمی‌دهد. وقتی «آگهی استخدام» تمام شود، آگهی‌های باز از سایت برداشته می‌شوند تا تمدید کنید.

محل در منو: آموزشگاه ← تنظیمات آموزشگاه

• نام نمایشی: نامی که در سربرگ، پیامک‌ها، فاکتور و رسید، برگه‌های چاپی و صفحه عمومی می‌آید. با ذخیره، همه جا بلافاصله عوض می‌شود.
• لوگو و رنگ اصلی آموزشگاه.
• ترم‌بندی (ترمی، فصلی، ماهانه یا سفارشی) و قالب شماره فاکتور. قواعد غیبت، جبرانی و انصراف در «سیاست‌های آموزشگاه» است.

محل در منو: آموزشگاه ← شعبه‌ها و دپارتمان‌ها

هر هنرجو، اتاق و کلاس به یک شعبه تعلق دارد. شعبه جدید را با نام آن اضافه کنید و برای هر شعبه دپارتمان‌ها (مثلاً پیانو، سازهای ایرانی) را بسازید.

کارکنانی که «دسترسی شعبه» محدود دارند فقط داده همان شعبه‌ها را می‌بینند.

محل در منو: افراد ← دسترسی‌ها و نقش‌ها

1. در «افزودن کارمند» شماره موبایل، نام و نقش را وارد کنید.
2. دسترسی شعبه را انتخاب کنید: همه شعبه‌ها یا شعبه‌های مشخص.
3. ذخیره کنید؛ این شخص از همین حالا با همان موبایل وارد می‌شود.

این صفحه فقط برای کارکنان است. مدرس، هنرجو و والد را از پرونده خودشان در «هنرجوها»، «مدرس‌ها» یا «والدین» اضافه کنید تا دسترسی ورودشان به پرونده وصل باشد.

محل در منو: آموزش ← تنظیمات آموزشی

• سازها و سطح‌ها: هر ساز یا رشته و سطح‌های آن (مقدماتی، متوسط…).
• اتاق‌ها: نام، ظرفیت و شعبه هر اتاق.
• روزها و ساعت‌های قابل استفاده هر اتاق: برای هر روز یک یا چند بازه. بیرون از این ساعت‌ها کلاسی در اتاق ثبت نمی‌شود.
• ترم‌ها: نام، تاریخ شروع و پایان. کلاس ترمی تاریخ‌هایش را از ترم می‌گیرد.
• تعطیلی‌های آموزشگاه: فقط تعطیلی‌های خودتان را وارد کنید؛ تعطیلات رسمی خودکار است. جلسه‌های روز تعطیل علامت «تعطیل» می‌خورند.
• روزها و ساعت‌های کاری هر مدرس: برای هر مدرس، روز، بازه ساعت و شعبه. کلاس بیرون از این ساعت‌ها ساخته نمی‌شود.
• استثنا برای یک روز: زیر ساعت‌های هر مدرس، روزی را که نیست (مرخصی) یا فقط چند ساعت هست ثبت کنید. کلاس و جبرانی تازه آن روز طبق همین ساخته می‌شود؛ جلسه‌های قبلی را در «برنامه هفتگی» جابه‌جا یا لغو کنید.
• انتقال کلاس‌ها به ترم بعد: در کادر «ترم‌ها»، ترم مبدأ و مقصد را انتخاب کنید و «انتقال کلاس‌ها» را بزنید. همه کلاس‌های فعال با همان روز، ساعت، مدرس، اتاق و هنرجوها در ترم تازه ساخته می‌شوند. کلاسی که تداخل دارد منتقل نمی‌شود و دلیلش نمایش داده می‌شود.

محل در منو: آموزشگاه ← سیاست‌های آموزشگاه

همه قواعد را خودتان تعیین می‌کنید؛ «بازگشت به پیش‌فرض اکتاو» تنظیمات پیشنهادی را برمی‌گرداند.

• زمان‌بندی کلاس‌ها: مدت پیش‌فرض هر نوع کلاس، مدت‌های مجاز، ساعت‌های مجاز شروع (مثلاً هر ۱۵ دقیقه)، استراحت مدرس بین دو جلسه و فاصله بین دو جلسه در یک اتاق.
• حضور و غیاب: چه کسانی ثبت کنند (کارکنان، مدرس) و مهلت ثبت یا ویرایش مدرس پس از پایان جلسه. برای هر وضعیت (حاضر، تأخیر، غیبت موجه، غیرموجه، غیبت مدرس، لغو آموزشگاه) تعیین کنید: از بسته یا ترم هنرجو کم شود؟ جلسه جبرانی بگیرد؟ چند درصد حق‌التدریس به مدرس برسد؟
• اطلاع غیبت: هنرجو یا والد می‌توانند از اپ غیبت را از قبل اعلام کنند؟ حداقل چند ساعت قبل (زودتر = موجه، دیرتر = غیرموجه)، سقف غیبت موجه در هر ترم یا ماه، و اینکه بیش از سقف چه شود.
• جلسه جبرانی: فعال یا نه، چه کسانی رزرو و لغو کنند، سقف در هر دوره، مهلت استفاده، حداقل فاصله رزرو تا جلسه، مهلت لغو بدون جریمه، فقط با همان مدرس، و هم‌مدت بودن با جلسه اصلی.
• رزرو جلسه از ساعت‌های خالی مدرس: روشن یا خاموش؛ هنرجو و/یا والد خودشان رزرو کنند؛ هر رزرو پیش از ثبت تأیید پذیرش بخواهد یا نه؛ حداقل فاصله تا جلسه و حداکثر چند روز جلوتر؛ مدت‌های قابل رزرو؛ و اینکه رزرو چه نوع کلاسی (خصوصی، نیمه‌خصوصی، آنلاین) شود. رزرو یک کلاس تک‌جلسه‌ای می‌شود و طبق قیمت‌گذاری همان نوع کلاس فاکتور می‌شود؛ اتاق آزاد خودکار انتخاب می‌شود. درخواست‌های منتظر تأیید در «آموزش ← درخواست‌های رزرو جلسه» است.

• انصراف و بازپرداخت: درصد بازپرداخت پیش از شروع، روش پس از شروع (به نسبت جلسه‌های باقی‌مانده، درصد ثابت، یا بدون بازپرداخت)، سقف جلسه، هزینه اداری، روش‌های بازپرداخت (کیف پول، حساب بانکی) و مبلغی که بالاتر از آن تأیید مدیر لازم است (۰ = همیشه). در «انصراف و بازپرداخت» صفحه کلاس اعمال می‌شود.
• جریمه دیرکرد: درصدی از قسط پرداخت‌نشده یا مبلغ ثابت، پس از چند روز مهلت. برای هر قسط معوق یک بار و به‌صورت فاکتور جدا «جریمه دیرکرد» صادر می‌شود. قسطی که چک در جریان دارد جریمه نمی‌خورد.
• قفل رزرو برای بدهکار: وقتی بدهیِ معوق بیش از چند روز از سقف بیشتر شود، ثبت در کلاس، رزرو جبرانی خانواده و خرید بلیت پولی بسته می‌شود. مدیر مالی می‌تواند هنگام ثبت در کلاس «ثبت با وجود بدهی» را بزند.

یادآوری سررسید و بدهی از «اطلاع‌رسانی و پیامک» تنظیم می‌شود.

محل در منو: آموزشگاه ← اطلاع‌رسانی و پیامک

برای هر رویداد (ثبت غیبت، تأخیر، اعلام غیبت از خانواده، تعلق یا رزرو یا لغو جبرانی، لغو یا جابه‌جایی جلسه، مدرس جایگزین، لغو کلاس، یادآوری جلسه، یادآوری سررسید قسط، بدهی معوق، درخواست ثبت‌نام و مشاوره، نظر تازه، تکلیف تازه، جای خالی لیست انتظار) تعیین کنید:

• فعال باشد یا نه؛
• به چه کسی برسد: هنرجو، والد، مدرس، کارکنان؛
• با چه روشی: اعلان درون اپ (رایگان) یا پیامک؛
• برای یادآوری‌ها: چند ساعت پیش از جلسه، یا چند روز پیش و پس از سررسید.

در «کارکنان و روش ارسال پیامک» مشخص کنید «کارکنان» یعنی کدام نقش‌ها، و پیامک همیشه برود یا فقط برای کسانی که از اپ استفاده نمی‌کنند (کم‌هزینه‌تر؛ کاربران اپ اعلان رایگان می‌گیرند).

پیام‌رسان بله: کسانی که بله را از «حساب من» به اکتاو وصل کرده‌اند همه اعلان‌ها را در بله هم می‌گیرند. با تیک «به‌جای پیامک در بله بفرست» (پیش‌فرض روشن) برای آن‌ها پیامک فرستاده و هزینه‌ای کم نمی‌شود.

کسی که خودش کاری را انجام داده اعلانِ همان کار را نمی‌گیرد.

محل در منو: آموزشگاه ← ارسال پیامک

1. گیرندگان را انتخاب کنید: یک گروه (مثلاً همه والدین)، هنرجوهای یک کلاس، یا اشخاص با جست‌وجو.
2. نوع پیام را انتخاب کنید: متن آزاد یا یکی از الگوهای اختصاصی تأییدشده آموزشگاه.
3. پیش‌نمایش، تعداد بخش، تعداد گیرنده و هزینه را ببینید و ارسال کنید.

محل در منو: آموزشگاه ← الگوهای اختصاصی پیامک

اگر می‌خواهید متن پیامک‌های خودکار (مثلاً یادآوری جلسه) با لحن خودتان باشد، الگوی اختصاصی بسازید:

1. رویداد را انتخاب کنید؛ متن استاندارد فعلی نمایش داده می‌شود.
2. متن خودتان را بنویسید و با «افزودن متغیر» جای نام، تاریخ و… را بگذارید.
3. «ثبت و ارسال برای تأیید». هزینه ثبت از اعتبار پیامک کم می‌شود.
4. اکتاو الگو را نزد سرویس پیامک تأیید می‌کند. پس از تأیید، پیامک‌های آن رویداد با متن شما می‌رود. اگر رد شود، دلیلش را می‌بینید و هزینه برمی‌گردد.

محل در منو: آموزشگاه ← پیامک‌های خودکار

جدا از اطلاع‌رسانی استاندارد، خودتان قانون می‌سازید: «وقتی این اتفاق افتاد و این شرط‌ها برقرار بود، این پیامک را برای این افراد بفرست». مثلاً تبریک تولد هنرجو، پیام ویژه برای غیبت در کلاس‌های گیتار، یا یادآوری قسط‌های بالای ۵ میلیون تومان.

1. اول متن را بنویسید: در «الگوهای اختصاصی پیامک» کاربرد را «برای پیامک خودکار» بگذارید، رویداد (یا «تولد هنرجو») را انتخاب کنید و متن را با متغیرها بنویسید. الگو برای تأیید به اکتاو و سرویس‌دهنده پیامک فرستاده می‌شود.
2. در «پیامک‌های خودکار» «+ قانون تازه» را بزنید: نام قانون، «وقتی» (رویداد یا تولد)، گیرنده‌ها (هنرجو، والد، مدرس، کارکنان) و متن (یکی از الگوهای همان رویداد).
3. شرط‌ها را در صورت نیاز بگذارید: فقط یک شعبه، حداقل مبلغ (برای سررسید و تأخیر قسط)، کلمه‌ای در عنوان کلاس، بازه ساعت و روزهای هفته. برای تولد، ساعت ارسال را تعیین کنید.
4. «فعال» را بزنید و ذخیره کنید. تا الگو تأیید نشده، قانون فعال نمی‌شود.

• هر قانون برای هر رویداد و هر شخص فقط یک بار پیامک می‌فرستد؛ تبریک تولد سالی یک بار.
• سه نوع تبریک تولد، هر کدام با الگوی خودش: «تولد هنرجو» (به هنرجو و/یا والدینش)، «تولد والد» (به خود والد) و «تولد مدرس» (به خود مدرس). برای هر کدام یک الگو و یک قانون جدا بسازید. تاریخ تولد از پرونده هر شخص خوانده می‌شود.
• پیامک‌های خودکار جای پیامک استاندارد همان رویداد را نمی‌گیرند و جدا فرستاده می‌شوند؛ اگر نمی‌خواهید هر دو برسد، پیامک استاندارد آن رویداد را در «اطلاع‌رسانی و پیامک» خاموش کنید.
• تعداد پیامک فرستاده‌شده هر قانون کنار آن نوشته می‌شود و هزینه از اعتبار پیامک کم می‌شود.

محل در منو: آموزشگاه ← بارگذاری مدارک

1. نوع مدرک (مجوز آموزشگاه، مدرک هویتی مالک یا مدیر، سند یا اجاره‌نامه، سایر) را انتخاب کنید، فایل PDF یا تصویر را بزنید و «بارگذاری».
2. همه مدارک را که بارگذاری کردید، «ارسال برای بررسی» را بزنید.
3. اکتاو مدارک را بررسی می‌کند و نوع مجوز (وزارت ارشاد، فنی و حرفه‌ای یا سایر) و گرید آموزشگاه (۱، ۲ یا ۳) را ثبت می‌کند. نتیجه با اعلان به شما می‌رسد.

تا مدارک تأیید نشود، صفحه عمومی آموزشگاه و نمایش آن در جست‌وجوی صفحه اول اکتاو فعال نمی‌شود. صفحه ورود اختصاصی و همه بخش‌های دیگر برنامه بدون تأیید هم کار می‌کنند. پس از تأیید، نوع مجوز و گرید در صفحه عمومی و کارت آموزشگاه در جست‌وجو نمایش داده می‌شود.

محل در منو: آموزشگاه ← کنسرت و بلیت‌فروشی

1. «رویداد تازه»: دسته‌بندی (کنسرت، رسیتال، جشنواره، کارگاه و…)، عنوان، خلاصه، توضیح کامل، اجراکنندگان، تاریخ و ساعت و مدت.
2. سالن را از فهرست سالن‌های تعریف‌شده در اکتاو انتخاب کنید (یا بدون نقشه، فقط ظرفیت). قیمت صندلی عادی را بنویسید. برای بخش‌های ویژه (مثل VIP یا «ویژه معلمین») صندلی‌ها را روی نقشه انتخاب کنید، بخش را نام‌گذاری و قیمتش را بنویسید؛ هر رویداد بخش‌های خودش را دارد.
3. مخاطب: «آزاد برای همه» یا «فقط هنرجوهای خودم (و والدینشان)».
4. پوستر را بارگذاری کنید و «ارسال برای تأیید اکتاو» را بزنید. رویداد تا تأیید اکتاو منتشر نمی‌شود؛ اگر تأیید نشود دلیلش را می‌بینید، اصلاح می‌کنید و دوباره می‌فرستید.

• سالن: اول در «دایرکتوری سالن‌های اکتاو» (همین صفحه) نام سالن یا شهر را جست‌وجو کنید؛ اگر هست، هنگام ساخت رویداد همان را انتخاب کنید. اگر نیست، «درخواست تعریف سالن تازه» را بزنید و نام، استان و شهر، نشانی، عکس‌های سالن (تا ۶ عکس) و نقشه صندلی‌ها (هر قالبی: عکس، PDF، طرح) را بفرستید. تیم اکتاو سالن و شماره صندلی‌ها را تعریف می‌کند (یا اگر قبلاً ساخته شده، همان را وصل می‌کند) و خبرتان می‌کند. چیدمان و شماره صندلی‌ها فقط با اکتاو است.
• فروش و پول: بلیت‌ها از درگاه اکتاو فروخته می‌شوند و پول به حساب اکتاو می‌رود. سهم شما پس از کسر کمیسیون (که اکتاو هنگام تأیید تعیین می‌کند) پرداخت می‌شود؛ در «فروش و تسویه» فروش کل، کمیسیون، سهم شما، پرداخت‌شده و مانده را می‌بینید.
• حساب تسویه: پایین صفحه «کنسرت و بلیت‌فروشی»، «حساب تسویه» را ثبت کنید: نام صاحب حساب، شماره کارت، شماره حساب و (اختیاری) شبا و نام بانک. سهم شما به همین حساب واریز می‌شود.
• درخواست تسویه: در صفحه هر رویداد، دکمه «درخواست تسویه حساب» مبلغی را نشان می‌دهد که الان قابل درخواست است. فروش هر روز از فردای همان روز قابل تسویه است. با زدن دکمه، درخواست با همان حساب برای اکتاو فرستاده می‌شود؛ وقتی واریز شد (یا اگر رد شد، با دلیل) خبردار می‌شوید و وضعیت را همان‌جا می‌بینید. تا درخواست قبلی بررسی نشده، درخواست تازه‌ای برای همان رویداد ممکن نیست.
• لغو رویداد: با «لغو رویداد» اگر بلیتی فروخته شده باشد دلیل لغو را می‌نویسید؛ اکتاو مبلغ همه بلیت‌ها را به خریداران برمی‌گرداند و دلیل را به آن‌ها می‌گوید، درخواست تسویه باز بسته می‌شود و تسویه تازه‌ای ممکن نیست. اگر پیش‌تر سهمی به شما واریز شده باشد، همان مبلغ را باید به اکتاو برگردانید (در صفحه رویداد نوشته می‌شود).
• پس از تأیید: قیمت‌ها و بخش‌های صندلی، مخاطب (فقط هنرجوها یا همه)، باز و بسته کردن فروش و پوستر عوض می‌شود؛ برای تغییرات دیگر رویداد را لغو کنید یا با پشتیبانی تماس بگیرید.
• جلوی در سالن: در صفحه رویداد، «بررسی بلیت جلوی در»: کد بلیت را بزنید یا «خواندن QR با دوربین» را بزنید و QR بلیت را جلوی دوربین گوشی بگیرید. هر بلیت فقط یک بار ورود می‌خورد.

محل در منو: آموزشگاه ← پست‌های آموزشگاه

خبر، رویداد یا دستاورد آموزشگاه را با متن و حداکثر ۴ عکس یا یک ویدیو (تا ۲۵ مگابایت) منتشر کنید. پست‌ها در صفحه عمومی آموزشگاه و در «تازه‌ها» دیده می‌شوند و دیگران آن‌ها را می‌پسندند و نظر می‌دهند. حذف پست هم از همین صفحه است. نوشتن پست دسترسی تنظیمات آموزشگاه می‌خواهد.

محل در منو: آموزش ← حضور و غیاب با QR و اثر انگشت ← دستگاه‌های اثر انگشت

1. اگر «حضور و غیاب با QR و اثر انگشت» در پلن شما نیست، آن را از «پلن‌ها و اشتراک ← قابلیت‌های جانبی» فعال کنید.
2. در «دستگاه‌های اثر انگشت» نام، شعبه و شماره سریال (SN) دستگاه را ثبت کنید. کلیدی که یک بار نشان داده می‌شود برای دستگاه‌ها یا نرم‌افزارهای غیر ZKTeco است.
3. روی دستگاه ZKTeco در تنظیمات ارتباط (ADMS / Cloud Server) نشانی سرور اکتاو را وارد کنید؛ ستون «آخرین ارتباط» نشان می‌دهد دستگاه وصل شده است.
4. برای هر نفر روی دستگاه کاربری با همان «شماره دستگاه» که در «کارت‌ها» آمده بسازید و اثر انگشتش را ثبت کنید.

محل در منو: آموزشگاه ← API و وب‌هوک

• کلید API: نام بگذارید، دسترسی‌ها را انتخاب کنید (خواندن هنرجوها و مدرس‌ها، خواندن کلاس‌ها و جلسه‌ها و حضور و غیاب، ثبت متقاضی از فرم سایت) و «ساخت کلید» را بزنید. کلید فقط یک بار نشان داده می‌شود؛ آن را به برنامه‌نویس سایت یا نرم‌افزارتان بدهید. هر کلید فقط اطلاعات همین آموزشگاه را می‌بیند و هر وقت خواستید «ابطال» کنید.
• فرم سایت: با دسترسی «ثبت متقاضی» فرم ثبت‌نام سایت شما مستقیم در «پیگیری متقاضی‌ها» ثبت می‌شود.
• وب‌هوک: نشانی https برنامه خود و رویدادها (یا همه) را بدهید. هر رویداد (مثل غیبت، لغو جلسه، ثبت‌نام آنلاین، ورود هنرجو، نتیجه آزمون، صدور گواهی) با امضای HMAC و رمزی که یک بار نشان داده می‌شود فرستاده می‌شود؛ اگر برنامه شما پاسخ ندهد، چند بار دوباره تلاش می‌شود. «ارسال آزمایشی» و «ارسال‌های اخیر» برای بررسی است.
• راهنمای فنی (نشانی‌ها و نمونه بررسی امضا) پایین همان صفحه است.

محل در منو: آموزشگاه ← پیام‌های صفحه آموزشگاه

اعضای اکتاو (کارکنان و مدرس‌ها، والدین و هنرجوهای هر آموزشگاه) از دکمه «ارسال پیام» در صفحه عمومی آموزشگاه برایتان می‌نویسند. پیام تازه در زنگوله اعلان‌ها می‌آید؛ گفت‌وگو را باز کنید و پاسخ دهید. پاسخ به نام آموزشگاه فرستاده می‌شود و شماره موبایل هیچ‌کدام از دو طرف نشان داده نمی‌شود. این صفحه دسترسی تنظیمات آموزشگاه می‌خواهد.

محل در منو: آموزشگاه ← صفحه عمومی و ورود

• نشانی‌ها: نشانی صفحه آموزشگاه، صفحه ورود اختصاصی و فرم ثبت‌نام آنلاین. این‌ها را در اینستاگرام، سایت یا پیامک بفرستید.
• تغییر نشانی لاتین (فقط مالک): زیر نشانی‌ها «تغییر نشانی لاتین» را بزنید. نشانی قبلی همچنان به صفحه شما می‌آید، پس لینک‌هایی که قبلاً فرستاده‌اید خراب نمی‌شوند.
• نمایش و ثبت‌نام: انتشار صفحه برای همه، باز بودن ثبت‌نام آنلاین، و نمایش فرم درخواست مشاوره.
• معرفی: شعار، شهر، تلفن، سال تأسیس، وب‌سایت، اینستاگرام، نشانی، سازها و «درباره آموزشگاه».
• صفحه ورود: عنوان و توضیح صفحه ورود اختصاصی. پیامک کد ورودی که در صفحه ورود یا ثبت‌نام آنلاین آموزشگاه خواسته شود، از اعتبار پیامک آموزشگاه کم می‌شود (اگر اعتبار نباشد، اکتاو هزینه‌اش را می‌دهد و ورود قطع نمی‌شود).
• تصویرها: لوگو و تصویرهای صفحه.
• موقعیت روی نقشه: روی نقشه بزنید (یا «موقعیت فعلی من») تا محل آموزشگاه علامت بخورد و «ذخیره» را بزنید. در صفحه آموزشگاه نقشه و دکمه‌های مسیریابی با نشان، بلد و گوگل‌مپ نمایش داده می‌شود.

کد QR آموزشگاه: در همین صفحه انتخاب کنید کد به صفحه آموزشگاه، صفحه ورود یا ثبت‌نام آنلاین برود؛ یکی از پس‌زمینه‌ها را بردارید، عنوان و متن زیر کد را بنویسید و «دانلود تصویر (PNG)» یا «چاپ» را بزنید. تصویر برای چاپ A4 آماده است؛ لوگوی آموزشگاه وسط کد می‌نشیند. پیش از چاپ، کد را با دوربین گوشی امتحان کنید.

آموزشگاه‌هایی که صفحه‌شان منتشر است، در صفحه اول اکتاو (جست‌وجوی آموزشگاه و استاد) با لوگو، کاور و امتیازشان دیده می‌شوند.

صفحه عمومی اساتید (با پروفایل عمومی)، نظرهای تأییدشده و رویدادهای پیش رو را هم نشان می‌دهد.

محل در منو: افراد ← ثبت‌نام آنلاین و مشاوره

1. متقاضی با موبایل تأییدشده فرم ثبت‌نام را پر می‌کند (برای کودک، والد فرم را پر می‌کند). کارکنان اعلان می‌گیرند.
2. درخواست را باز کنید، شعبه را انتخاب کنید و «تأیید و ثبت هنرجو» را بزنید؛ پرونده هنرجو (و والد) ساخته و به خانواده خبر داده می‌شود.
3. سپس با «ثبت در کلاس» هنرجو را در کلاس مناسب بگذارید.
4. یا «رد درخواست» با دلیلی که به متقاضی نشان داده می‌شود.

درخواست‌های مشاوره هم در همین صفحه‌اند و خودکار به «پیگیری متقاضی‌ها» می‌روند.

محل در منو: افراد ← مدرس‌ها

مدرس‌ها یک پروفایل حرفه‌ای مشترک در اکتاو دارند. برای افزودن مدرس:

1. در صفحه مدرس‌ها، نام یا موبایل را در «جست‌وجو در فهرست اساتید» بزنید. اگر پیدا شد، انتخابش کنید؛ اگر نه، نام، نام خانوادگی، موبایل و (پیشنهادی) کد ملی را وارد کنید.
2. «ارسال کد تأیید به استاد»: کدی به موبایل مدرس پیامک می‌شود.
3. کدی را که مدرس به شما می‌گوید وارد کنید و «تأیید و ثبت مدرس». پرونده و دسترسی ورود او ساخته می‌شود.

پایان همکاری: در پرونده مدرس «پایان همکاری» را بزنید. پیوندی به مدرس پیامک می‌شود؛ با تأیید او پرونده و دسترسی‌اش در آموزشگاه شما بسته می‌شود. سابقه همکاری در پروفایل حرفه‌ای مدرس می‌ماند.

محل در منو: نظرها و استخدام مدرس

• در «صفحه عمومی و ورود» استان و شهر آموزشگاه را از فهرست انتخاب کنید؛ آگهی‌ها و اعلان‌های استانی بر اساس همین است.
• در «آگهی‌های استخدام» برای هر آگهی استان و شهر را انتخاب کنید. با باز شدن آگهی، همه مدرس‌های آن استان در اکتاو اعلان می‌گیرند. آگهی‌های باز در صفحه عمومی آموزشگاه هم با عنوان «فرصت‌های همکاری» نمایش داده می‌شود.
• «مدرس‌های جویای کار»: مدرس‌هایی که دنبال کارند، به‌طور پیش‌فرض در استان شما. از همان‌جا «دعوت به همکاری» بزنید (با کد پیامکی مدرس). وقتی مدرسی در استان شما جویای کار شود، اعلان می‌گیرید.

محل در منو: افراد ← نظرها و استخدام مدرس

نظر و امتیاز: هنرجوها و والدین از اپ به آموزشگاه امتیاز و نظر می‌دهند. نظر تازه اعلان می‌شود و تا شما «انتشار» نزنید در صفحه عمومی دیده نمی‌شود. «پنهان» آن را منتشرنشده نگه می‌دارد. نظر درباره هر مدرس را خود همان مدرس تأیید می‌کند، نه آموزشگاه.

آگهی‌های استخدام: آگهی با عنوان، ساز، شهر، نوع همکاری (پاره‌وقت، تمام‌وقت، جلسه‌ای) و شرح بسازید. آگهی‌های باز در «تابلوی فرصت‌های تدریس اکتاو» دیده می‌شوند. درخواست‌ها را با پروفایل حرفه‌ای مدرس ببینید و «فهرست کوتاه»، «رد» یا «شروع همکاری» بزنید.

محل در منو: پیشخوان

در بازه دلخواه: هنرجوی فعال، مبلغ فاکتورشده و وصول‌شده، مطالبات، نرخ حضور، ثبت‌نام جدید، ساعت تدریس و فروش کالا، به‌همراه نمودارها:

• هنرجوها در هر ماه (فعال، ثبت‌نام و ترک کلاس)؛
• درآمد و وصولی ماهانه، ترکیب درآمد، فروش کالا و سود ناخالص؛
• مطالبات به تفکیک تأخیر؛
• نرخ حضور و ساعت تدریس، بار هفتگی کلاس‌ها (کدام روز و ساعت شلوغ است)؛
• هنرجو به تفکیک ساز و سن، نوع کلاس‌ها، روش‌های پرداخت، مدرس‌ها و پرفروش‌ترین کالاها.

محل در منو: گزارش جامع آموزشگاه

برای یک بازه: جلسه‌های برگزارشده، کلاس‌های فعال، هنرجوهای حاضرشده، جلسه‌های بدون ثبت حضور، کارکرد هر مدرس، نوع کلاس‌ها، استفاده از اتاق‌ها، فروش و دریافت، بدهکاران و سود و زیان.

از هر ردیف به گزارش کلاس یا گزارش کار مدرس می‌روید. همه این گزارش‌ها چاپ‌شدنی‌اند.

محل در منو: گزارش‌های خودکار و هشدارها

• گزارش زمان‌بندی‌شده: نام، دوره (روزانه، هفتگی شنبه تا جمعه، یا ماهانه شمسی)، شاخص‌ها (هنرجوی تازه و فعال، متقاضی تازه و ثبت‌نام‌شده، جلسه برگزارشده و لغوشده، نرخ حضور، غیبت، دریافتی، فاکتور صادرشده، اقساط معوق) و گیرندگان (مالک، مدیر شعبه، پذیرش، حسابدار، سرپرست آموزشی) را انتخاب کنید. گزارش هر دوره از ساعت ۷ صبح روز بعد ساخته و به‌صورت اعلان (در اپ، روی گوشی و در بله) فرستاده می‌شود.
• «ساخت و ارسال گزارش دوره گذشته» همان لحظه گزارش آخرین دوره کامل را می‌سازد. همه گزارش‌ها در «گزارش‌های ساخته‌شده» می‌مانند.
• هشدار: یک شاخص، شرط (کمتر یا بیشتر از)، مقدار و دوره را تعیین کنید؛ مثلاً «نرخ حضور هفتگی کمتر از ۸۵٪» یا «اقساط معوق بیشتر از ۵۰ میلیون تومان». پس از پایان هر دوره بررسی می‌شود و اگر شرط برقرار باشد، یک بار به گیرندگان خبر داده می‌شود.

محل در منو: آموزشگاه ← گزارش تغییرات

هر تغییر مهم (مالی، دسترسی، پرونده‌ها) با زمان، کاربر، نوع عمل و مقدار قبل و بعد ثبت می‌شود و قابل ویرایش یا حذف نیست. برای پیداکردن اینکه «چه کسی این را عوض کرد» به اینجا بیایید.

محل در منو: مرکز فایل‌ها

مالک، مدیر شعبه و سرپرست آموزشی فایل بارگذاری می‌کنند و بقیه فقط آنچه برایشان به اشتراک گذاشته شده را می‌بینند و دانلود می‌کنند.

1. «انتخاب فایل» (هر فایل تا ۵۰ مگابایت؛ فایل اجرایی و صفحه وب پذیرفته نمی‌شود).
2. عنوان، پوشه (مثلاً فرم‌ها یا نت‌ها) و توضیح را بنویسید.
3. در «چه کسانی دانلود کنند؟» گروه‌ها را بزنید: کارکنان، مدرس‌ها، والدین، هنرجوها. هیچ‌کدام = فقط مدیران.
4. «بارگذاری». بعداً با «ویرایش» عنوان، پوشه و دسترسی را عوض کنید. تعداد دانلود هر فایل هم نمایش داده می‌شود.

فضای آموزشگاه: بالای همین صفحه فضای استفاده‌شده از کل فضا را می‌بینید. هر آموزشگاه مقداری فضای رایگان دارد. برای فضای بیشتر در «پلن‌ها و اشتراک» ← «فضای مرکز فایل‌ها» یکی از بسته‌ها را آنلاین بخرید. اگر فضا تمام شود هیچ فایلی حذف نمی‌شود، فقط بارگذاری تازه تا آزاد یا خریدن فضا ممکن نیست.

محل در منو: آموزشگاه ← پشتیبانی اکتاو

1. «تیکت تازه»: موضوع، دسته (فنی، مالی و اشتراک، خرید و فروش، سایر) و متن را بنویسید و ارسال کنید.
2. پاسخ تیم اکتاو و هر تغییر وضعیت در همین صفحه می‌آید و اعلان هم می‌گیرید. می‌توانید در همان تیکت ادامه دهید.
3. وقتی مشکل حل شد، «بستن تیکت (مشکل حل شد)» را بزنید. اگر در تیکت بسته دوباره بنویسید، باز می‌شود.

با فیلترهای «وضعیت» و «دسته (موضوع تیکت)» بالای فهرست، تیکت‌های مورد نظر را جدا کنید.

مالک و مدیر شعبه همه تیکت‌های آموزشگاه را می‌بینند؛ بقیه کارکنان و مدرس‌ها فقط تیکت‌های خودشان را.