راهنمای پذیرش و امور آموزشی

محل در منو: افراد ← هنرجوها / والدین / مدرس‌ها / مشتریان

1. در صفحه هنرجوها «هنرجو جدید» را بزنید.
2. نام، نام خانوادگی، موبایل، کد ملی، تاریخ تولد، جنسیت، شعبه و یادداشت را وارد کنید.
3. والد (اختیاری): موبایل یا کد ملی والد را بزنید. اگر والد پرونده دارد، خودکار وصل می‌شود؛ اگر نه، با نامی که وارد می‌کنید ساخته می‌شود. نسبت (پدر، مادر، سایر) را انتخاب کنید.
4. اگر دوستی هنرجو را معرفی کرده، «کد معرف» او را وارد کنید.
5. با ثبت موبایل، دسترسی ورود خودکار ساخته می‌شود (هنرجو، والد یا مدرس) و شخص با همان شماره از صفحه ورود آموزشگاه وارد می‌شود؛ هنرجویی که موبایلش همان موبایل والد است، با ورود والد دیده می‌شود. موبایلی که بعداً به پرونده اضافه شود و ورود از فایل اکسل هم همین‌طور است.
6. ذخیره کنید. اگر پرونده مشابهی (هم‌نام یا هم‌موبایل) وجود داشته باشد، اکتاو آن را نشان می‌دهد تا تکراری ثبت نشود.

• والد: از صفحه «والدین» هم مستقیم ثبت می‌شود و از پرونده‌اش فرزندان را وصل می‌کنید.
• مدرس: از صفحه «مدرس‌ها» و با تأیید پیامکی خود مدرس (راهنمای مالک، «افزودن مدرس»).
• مشتری: خریدار کالا یا اجاره‌کننده اتاق که هنرجو نیست.

محل در منو: افراد ← هنرجوها (یا مدرس‌ها و والدین) ← «ورود از اکسل»

1. «ورود از اکسل» را بزنید و قالب استاندارد را بگیرید.
2. فایل را پر کنید (حداکثر ۲ مگابایت) و انتخاب کنید. شعبه پیش‌فرض را برای ردیف‌های بدون شعبه تعیین کنید.
3. «بررسی» را بزنید؛ هنوز چیزی ثبت نمی‌شود. گزارش ردیف‌به‌ردیف نشان می‌دهد کدام ردیف سالم، خطادار یا تکراری است.
4. «ثبت نهایی»: ردیف‌های سالم ثبت و بقیه کنار گذاشته می‌شوند. ردیف‌های خطادار را اصلاح و دوباره وارد کنید.

محل در منو: روی نام شخص در هر فهرست بزنید

• ویرایش پرونده و مشخصات.
• ورود به اپ: «ساخت دسترسی ورود»، «قطع دسترسی» یا «وصل دوباره دسترسی»، و زمان آخرین ورود.
• والدین (در پرونده هنرجو) یا فرزندان (در پرونده والد): افزودن با جست‌وجو و تعیین والد اصلی.
• حساب مالی: بدهی یا بستانکاری، فاکتورها و پرداخت‌ها، و دکمه‌های صدور فاکتور و ثبت دریافت (راهنمای مالی).
• کیف پول، تخفیف‌های اختصاصی و کد معرف هنرجو یا والد.
• گزارش جامع هنرجو یا گزارش کار مدرس، قابل چاپ.
• همکاری با آموزشگاه (برای مدرس): شروع و پایان همکاری.

محل در منو: افراد ← پرونده‌های تکراری

اکتاو پرونده‌هایی را که کد ملی، موبایل یا نام و تاریخ تولد یکسان دارند گروه می‌کند. در هر گروه روی پرونده درست «این را نگه دار» بزنید؛ بقیه در آن ادغام می‌شوند، اطلاعات خالی‌اش پر می‌شود و ارتباط‌های والد و فرزند منتقل می‌شوند.

محل در منو: آموزش ← کلاس‌ها ← «کلاس جدید»

1. عنوان (مثلاً پیانو مقدماتی) و نوع کلاس را انتخاب کنید: خصوصی، نیمه‌خصوصی، گروهی، کارگاه، مسترکلاس یا آنلاین. مدت جلسه از سیاست آموزشگاه پر می‌شود.
2. مدل فروش: ترمی، ماهانه، بسته اعتباری جلسه، یا تک‌جلسه.
3. مدرس، اتاق (برای آنلاین لازم نیست)، روز هفته، ساعت شروع، مدت و ظرفیت را تعیین کنید.
4. ترم را انتخاب کنید، یا «بدون ترم» و تاریخ شروع و پایان.
5. هنرجوها را با جست‌وجو اضافه کنید.
6. «ساخت کلاس و جلسات»: همه جلسه‌های بازه یک‌جا ساخته می‌شوند و جلسه‌های روز تعطیل علامت می‌خورند.

تداخل ممکن نیست: اگر مدرس یا اتاق در آن ساعت مشغول باشد، یا هنرجو کلاس دیگری داشته باشد (حتی مدرس در آموزشگاه دیگر)، کلاس ساخته نمی‌شود و فهرست تاریخ‌های تداخل نمایش داده می‌شود.

محل در منو: آموزش ← کلاس‌ها ← روی نام کلاس بزنید

• افزودن هنرجو: در کادر «هنرجوهای کلاس»، نام یا موبایل را جست‌وجو و انتخاب کنید. هنرجو از جلسه بعد در کلاس است. اگر صدور خودکار فاکتور روشن باشد، فاکتورش هم صادر می‌شود.
• اگر هنرجو هم‌زمان کلاس دیگری داشته باشد، اکتاو نمی‌گذارد و تاریخ‌های تداخل را نشان می‌دهد. اگر ظرفیت پر باشد، او را به «لیست انتظار» اضافه کنید.
• خارج کردن از کلاس: کنار نام هنرجو بزنید. از جلسه‌های آینده خارج می‌شود و جلسه‌های گذشته و فاکتورهایش دست نمی‌خورند. جای خالی خودکار به نفر بعدی لیست انتظار پیشنهاد می‌شود.
• لغو کل کلاس: دلیل را بنویسید. همه جلسه‌های آینده لغو می‌شوند و یک پیام برای همه خانواده‌ها می‌رود.

محل در منو: آموزش ← برنامه هفتگی

همه جلسه‌های هفته در یک جدول. با «قبلی» و «بعدی» هفته را عوض کنید و با فیلتر مدرس یا اتاق فقط برنامه یک نفر یا یک اتاق را ببینید. در گوشی، برنامه روزانه نمایش داده می‌شود.

• جابه‌جایی با کشیدن: جلسه را بکشید و در زمان تازه رها کنید.
• جابه‌جایی دقیق: روی جلسه بزنید، تاریخ و ساعت جدید را وارد و «جابه‌جایی» را بزنید.
• لغو یک جلسه: روی جلسه بزنید، دلیل (اختیاری) و «لغو این جلسه».
• مدرس جایگزین: روی جلسه بزنید، «مدرس جایگزین» را انتخاب و «سپردن به جایگزین» را بزنید. حق‌التدریس همان جلسه با نرخ مدرس جایگزین به او می‌رسد و به مدرس اصلی، جایگزین و خانواده خبر داده می‌شود. «برگرداندن به مدرس اصلی» آن را لغو می‌کند. پس از ثبت حضور و غیاب، مدرس عوض نمی‌شود.

جابه‌جایی هم تداخل را بررسی می‌کند. به هنرجو و والد طبق قاعده «جابه‌جایی جلسه» و «لغو یک جلسه» خبر داده می‌شود.

محل در منو: برنامه هفتگی ← روی جلسه بزنید ← «حضور و غیاب»

برای هر هنرجو یک لمس: حاضر، تأخیر، غیبت موجه، غیبت غیرموجه. برای کل جلسه: «غیبت مدرس» یا «لغو از طرف آموزشگاه» برای همه.

پس از ثبت، اثر سیاست آموزشگاه کنار نام هنرجو نوشته می‌شود؛ مثلاً «از بسته کم نشد»، «جبرانی تعلق گرفت» یا «حق‌التدریس ۵۰٪». غیبتی که خانواده از اپ اعلام کرده با «اعلام‌شده از اپ» مشخص است.

محل در منو: آموزش ← حضور و غیاب با QR و اثر انگشت

در بعضی پلن‌ها هست؛ اگر در پلن آموزشگاه نباشد، مالک آن را از «پلن‌ها و اشتراک ← قابلیت‌های جانبی» جدا می‌خرد. پس از فعال شدن، هر هنرجو و مدرس یک کارت دارد: QR برای کیوسک و «شماره دستگاه» برای اثر انگشت.

• کیوسک ورود: این صفحه را روی تبلت یا گوشی کنار در باز بگذارید و «خواندن با دوربین» را بزنید (بارکدخوان USB هم کار می‌کند). هر نفر کارت چاپی یا QR داخل برنامه را نشان می‌دهد. بار اول روز ورود و بار بعد خروج ثبت می‌شود؛ اسکن دوباره در یک دقیقه نادیده گرفته می‌شود.
• حاضر زدن خودکار: ورود هنرجو از یک ساعت پیش از شروع تا پایان جلسه، او را در آن جلسه «حاضر» (یا اگر بیش از ۱۰ دقیقه دیر آمده، «تأخیر») ثبت می‌کند؛ مدرس همچنان می‌تواند تغییرش دهد.
• ثبت دستی: وقتی کارت همراه نیست، در «ثبت دستی» نام را پیدا و ورود یا خروج را ثبت کنید.
• ورود و خروج امروز: فهرست ساعت‌به‌ساعت و کسانی که الان داخل آموزشگاه‌اند.
• کارت‌ها: فهرست هنرجوها یا مدرس‌ها با شماره دستگاه؛ «چاپ کارت‌ها» کارت‌های QR را برای برش چاپ می‌کند. برای کارت گم‌شده «کارت تازه» بزنید (کارت قبلی از کار می‌افتد).
• پیامک ورود و خروج: برای هنرجوهای زیر ۱۸ سال (و کسانی که تاریخ تولد ندارند) خودکار روشن است و به والدین در برنامه و با پیامک خبر می‌دهد. برای هر هنرجو در ستون «پیامک ورود و خروج» می‌توانید روشن یا خاموشش کنید. متن و گیرنده‌ها در «اطلاع‌رسانی و پیامک» (رویدادهای «ورود هنرجو» و «خروج هنرجو») تنظیم می‌شود.

محل در منو: آموزش ← آزمون‌ها و گواهی‌ها

1. «آزمون تازه»: هنرجو، عنوان (مثلاً آزمون پایان پایه ۲ ویولن)، ساز و سطح، تاریخ، ممتحن (از مدرس‌ها) و حد قبولی (از ۲۰) را وارد کنید. اگر «با قبولی، گواهی خودکار صادر شود» تیک داشته باشد، پس از قبولی گواهی صادر می‌شود.
2. ممتحن در پنل خود («آزمون‌هایی که ممتحن هستم») یا کارکنان در همین صفحه با «ثبت نمره» نمره و توضیح را ثبت می‌کنند. نمره برابر یا بیشتر از حد قبولی یعنی قبول.
3. در زبانه «گواهی‌ها» برای پایان دوره یا شرکت در اجرا هم دستی گواهی صادر کنید. «چاپ» گواهی را با لوگوی آموزشگاه، جای امضا و QR استعلام آماده چاپ (A4 افقی) می‌کند.

• استعلام: هر گواهی یک کد ۱۰ نویسه‌ای دارد. هر کسی با اسکن QR یا وارد کردن کد در صفحه «استعلام گواهی» (پایین سایت اکتاو) می‌بیند گواهی معتبر است یا نه.
• ابطال: گواهی اشتباه را با نوشتن دلیل «ابطال» کنید؛ در استعلام «باطل‌شده» نمایش داده می‌شود و از برنامه خانواده برداشته می‌شود.
• هنرجو و والد نتیجه آزمون و گواهی را در برنامه خود می‌بینند، اعلان می‌گیرند و گواهی را چاپ می‌کنند.

محل در منو: پرونده هنرجو ← «جلسه‌های پیش رو و جبرانی»

1. پرونده هنرجو را باز کنید. جلسه‌های چهار هفته آینده‌اش فهرست شده‌اند.
2. کنار جلسه «ثبت اطلاع غیبت» را بزنید و در صورت نیاز توضیح بنویسید. طبق سیاست آموزشگاه، موجه یا غیرموجه ثبت می‌شود و اگر جبرانی تعلق بگیرد، همان‌جا گفته می‌شود.
3. زیر «اعتبار جبرانی»، «رزرو جبرانی» را بزنید، تاریخ را وارد کنید و یکی از ساعت‌های خالی مدرس را انتخاب کنید. رزرو را هم می‌توانید لغو کنید.

وقتی طبق سیاست به هنرجو جبرانی تعلق می‌گیرد (مثلاً غیبت موجه یا غیبت مدرس)، اعتبار جبرانی در حساب او ثبت می‌شود و به خانواده خبر داده می‌شود.

هنرجو یا والد در «برنامه من» از ساعت‌های خالی مدرس یک روز را انتخاب و جبرانی را رزرو یا لغو می‌کنند؛ جلسه جبرانی در برنامه هفتگی و «کلاس‌های من» مدرس دیده می‌شود. سقف، مهلت استفاده و قواعد لغو از «سیاست‌های آموزشگاه» می‌آید.

محل در منو: آموزش ← درخواست‌های رزرو جلسه

هنرجوها و والدین (اگر آموزشگاه در «سیاست‌ها» اجازه داده باشد) از ساعت‌های خالی مدرس جلسه رزرو می‌کنند. اگر تأیید شما لازم باشد، درخواست اینجا می‌آید و مالک آموزشگاه هم خبر می‌گیرد.

• تأیید و ثبت: جلسه به‌صورت کلاس تک‌جلسه‌ای با اتاق آزاد ثبت و فاکتور می‌شود (همه کنترل‌های تداخل و ساعت کاری انجام می‌شود).
• رد: با نوشتن دلیل؛ خانواده دلیل را می‌بیند.

محل در منو: آموزش ← لیست انتظار

1. «افزودن به لیست»: هنرجو و خواسته او را وارد کنید: یک کلاس مشخص، یا مدرس، نوع کلاس و بازه ساعت دلخواه.
2. اگر همان لحظه جای خالی مناسبی باشد، فوراً پیشنهاد می‌شود؛ بعدها هر وقت جا باز شد «بررسی جای خالی» را بزنید. جای خالی به ترتیب نوبت به اولین نفر مناسب پیشنهاد و تا ۴۸ ساعت برایش نگه داشته می‌شود؛ هنرجو، والد و کارکنان خبر می‌گیرند.
3. با قبول خانواده، «ثبت در کلاس» را بزنید. «برگشت به صف» پیشنهاد را پس می‌گیرد و «لغو» او را از لیست خارج می‌کند.

محل در منو: آموزش ← رزرو فضا

اتاق‌ها را جدا از کلاس‌ها برای تمرین، تمرین گروهی یا ضبط به اشخاص اجاره دهید. رزرو با کلاس‌ها و رزروهای دیگر تداخل پیدا نمی‌کند.

1. «رزرو جدید»: اتاق، به نام چه کسی، تاریخ، ساعت شروع، مدت، مبلغ (اختیاری) و کاربرد.
2. اگر مبلغ دارد، «صدور فاکتور» تا در حساب آن شخص ثبت شود.
3. برای لغو، «لغو» را بزنید.

محل در منو: افراد ← پیگیری متقاضی‌ها

هر تماس، مراجعه یا درخواست مشاوره را اینجا ثبت کنید تا به ثبت‌نام برسد. درخواست‌های مشاوره صفحه عمومی خودکار اینجا می‌آیند.

1. «متقاضی جدید»: نام، موبایل، منبع آشنایی، ساز مورد علاقه، مرحله و تاریخ پیگیری بعدی.
2. در پرونده متقاضی هر تماس را با «ثبت پیگیری» (نتیجه، کار بعدی، پیگیری بعدی) ثبت کنید.
3. وقتی ثبت‌نام کرد، «ثبت‌نام شد» را بزنید و پرونده هنرجو را بسازید؛ اگر هنرجویی با همین موبایل هست، «وصل به پرونده موجود». اگر منصرف شد، «منصرف شد» با دلیل.

• متقاضی‌ای که بیش از ۴۸ ساعت پیگیری نشده با هشدار مشخص است.
• «فقط پیگیری‌های من» فهرست مسئولیت شما را نشان می‌دهد.
• بالای صفحه تعداد متقاضی ۹۰ روز اخیر، ثبت‌نام‌شده‌ها و نرخ تبدیل را می‌بینید.
• مالک یا مدیر مراحل پیگیری را با دکمه «مراحل» تعریف می‌کند.

محل در منو: آموزش ← تقویم آموزشگاه

1. «رویداد تازه»: نوع (کنسرت، رسیتال، آزمون، کارگاه، رویداد)، عنوان، شعبه، تاریخ، ساعت، مدت، سالن یا محل، ظرفیت و قیمت بلیت (خالی = رایگان).
2. تخفیف خانوادگی: از چند بلیت به بالا و چند درصد.
3. تیک «در اپ خانواده‌ها و صفحه عمومی نمایش داده شود» و «خانواده‌ها خودشان بلیت بگیرند / ثبت‌نام کنند».
4. «ثبت رویداد». سالن در آن ساعت برای کلاس‌ها گرفته می‌شود.

در صفحه هر رویداد:

• بلیت‌ها: ثبت بلیت برای یک شخص، فهرست بلیت‌ها با کد، مبلغ و وضعیت پرداخت. بلیت پولی فاکتور می‌شود و خانواده از بخش مالی می‌پردازد.
• ورود: کد ورود بلیت را بزنید و «ثبت ورود».
• برنامه اجرا: اجراکنندگان (هنرجو یا مهمان) و قطعه هر کدام؛ قابل چاپ به‌عنوان بروشور.
• لغو رویداد.

کنسرت با فروش بلیت: رویدادهای اینجا تقویم داخلی آموزشگاه‌اند. کنسرت با نقشه صندلی و فروش بلیت را در «آموزشگاه ← کنسرت و بلیت‌فروشی» بسازید؛ بلیت‌ها پس از تأیید اکتاو از درگاه اکتاو به همه فروخته می‌شوند (راهنمای «کنسرت و بلیت‌فروشی» را ببینید).

تقویم همین صفحه رویدادها و تعطیلی‌ها را کنار هم نشان می‌دهد.

محل در منو: پیام‌ها

خانواده‌ها و مدرس‌ها به آموزشگاه پیام می‌دهند و کارکنان با نام «آموزشگاه» پاسخ می‌دهند؛ شماره موبایل هیچ‌کس نمایش داده نمی‌شود.

• «گفت‌وگوی تازه»: هر هنرجو (و والدینش) یا مدرس را جست‌وجو کنید.
• گفت‌وگوهای مدرس با خانواده‌ها را کارکنان می‌خوانند ولی در آن‌ها نمی‌نویسند.
• عدد قرمز کنار هر گفت‌وگو تعداد پیام خوانده‌نشده است.
• با هر پیام تازه، کارکنانی که آموزشگاه در «اطلاع‌رسانی و پیامک» به‌عنوان «کارکنان» تعیین کرده اعلان می‌گیرند. «مشاهده» در اعلان همان گفت‌وگو را باز می‌کند و با باز شدن گفت‌وگو، اعلانش خوانده می‌شود.

در کادر جست‌وجوی بالای صفحه نام، موبایل یا کد ملی را بنویسید و مستقیم به پرونده بروید. املای مختلف (ی/ي، ک/ك، نیم‌فاصله و ارقام) یکسان حساب می‌شود.